Das MonArch-System verbindet die strukturelle digitale Dokumentation von Bauwerken mit semantischen Beschreibungsmöglichkeiten unter Nutzung selbst erstellter Vokabulare oder importierter Standardvokabulare. Moderne Datenbanktechnologien werden dabei zur internen und externen Vernetzung von Informationen, zur effizienten Ausführung von Anfragen und zur Unterstützung von Mehrbenutzerbetrieb eingesetzt. Mit MonArch können auf diese Weise sowohl historische Gebäude und archäologische Stätten als auch Bestandsbauten und urbane Flächen dokumentiert werden.
MonArch kann als Informationsbasis folglich ebenso für die Restaurierung und Pflege von Gebäuden des Kulturerbes verwendet werden wie für die Administration und das Management zeitgenössischer Strukturen. Beliebige Einzelbauwerke, aber auch komplette Liegenschaften oder Flächen können in Form von 2D-Plänen oder 3D-Modellen repräsentiert werden. Zur Navigation nutzt MonArch dazu das Raumbuch eines Bauwerks, dessen Segmente, wie Flurstücke, Räume, Wände oder Fenster, aber auch Ausstattungselemente, Installationskomponenten etc. mit beliebigen weiteren Informationen sowie Schlagwörtern, Notizen, Typen oder Dokumenten verknüpft werden können. Dadurch wird die Gesamtheit der zu einem Objekt gehörigen Informationen durch die Auswahl des jeweiligen Objekts in der 2D- oder 3D-Visualisierung sowie im Raumbuch intuitiv auffindbar.
Die Software erlaubt zudem eine sehr flexible Auszeichnung der gespeicherten Dokumente sowie aller anderen Elemente, wie z.B. der Gebäudeteile selbst, mit Metadaten und Schlagwörtern aus einem eigens erstellen oder importierten Vokabular und eine komfortable, wissensbasierte Suche.
Der große Vorteil des MonArch-Systems ist dabei seine einfache Bedienbarkeit ohne von Anwenderinnen und Anwendern spezielle informationstechnische Vorkenntnisse zu fordern. Es verwendet intuitive Zugangspunkte in Form einer Themenhierarchie und des Raumbuchs eines Gebäudes, um selbst eine große Menge an gespeicherten Informationen leicht zugänglich zu machen und seinen Nutzerinnen und Nutzern so verbesserte Verwaltungs-, Verknüpfungs- sowie Recherchemöglichkeiten zu eröffnen.
Technisch gesehen liegen die Stärken des MonArch-Systems in seinen Datenbank-Genen. Es baut zudem vollständig auf Standardsoftware und erprobten Technologien auf und kann mit einer Vielzahl an Dateiformaten arbeiten, statt ein proprietäres Format zu verwenden. Da es als offenes System konzipiert wurde, erlaubt MonArch zusätzlich die Verknüpfung des eigenen Informationsstands mit externen Informationsquellen sowie einfache Erweiterungen oder Anpassungen an Kundenbedarfe. MonArch bietet derzeit Schnittstellen zu BIM 3D-Modellen in Form von IFC-Dateien sowie Standardvokabularen wie dem Art and Architecture Thesaurus Getty AAT und Iconclass.
Nach bestem Wissen existiert derzeit kein allgemein nutzbares operatives System zur Dokumentation von Kulturgut, das konsequent die Raumbezogenheit und die Annotation mit projektspezifischen oder standardisierten Metadaten, Langzeitspeicherung, Mehrbenutzerbetrieb und die beliebige Vernetzung mit externen Informationsquellen bei gleichzeitig hocheffizientem Datenzugriff erlaubt.
Insgesamt wird die Idee von MonArch seit dem Jahr 1999, hauptsächlich durch Forschungsprojekte an der Universität Passau, weiterverfolgt. Im August 2021 folgte dann die Ausgründung der AriInfoWare GmbH aus dieser Universität, wofür das gesamte MonArch-Team des Lehrstuhls gewonnen werden konnte. Das MonArch-System wird durch das Team der AriInfoWare GmbH in Gesprächen mit Anwenderinnen und Anwendern fortlaufend weiterentwickelt. Forschungsprojekte mit verschiedenen Partnern liefern dabei zusätzliche wertvolle Hinweise zu aktuellen Problemstellungen und Lösungen.
Die aktuellste Version des Systems, MonArch 3, wurde im März 2022 veröffentlicht und seitdem mehrfach durch Updates erweitert.