3.16.1 Definition

Kollektionen dienen in MonArch der Sammlung verschiedener Objekte. Sie fungieren dazu als eine Art Ordner, in dem sich zum einen sowohl analoge als auch digitale Dokumente und weitere Kollektionen befinden können. Zum anderen ist es auch möglich, Notizen und Strukturelemente in eine Kollektion zu packen . Wie von einer einfachen Ordnerstruktur gewohnt können Elemente damit unter einem Sammelbegriff eingeordnet und zusammengefasst werden. Im Gegensatz zu einer solchen Ordnerstruktur ist hier jedoch eine Mehrfachzuordnung möglich, d.h. ein Dokument kann in mehreren Kollektionen vorhanden sein, ohne selbst mehrfach im System vorhanden zu sein. Kollektionen selbst besitzen keine strukturellen oder thematischen Zuordnungen, können aber analog zu Dokumenten im Client gesucht werden, indem in der Strukturhierarchie und Themenhierarchie Haken gesetzt werden. Dabei werden allerdings die Objekten auf oberster Ebene in der Kollektion auf Verknüpfungen überprüft, anstatt die Kollektion selbst.

Im MonArch-Client befinden sich Kollektionen derzeit im letzten der Ergebnisfenster, die sich unterhalb der Visualisierungen befinden.

3.16.2 Eigenschaften

Das Eigenschaftenfenster wird zur Bearbeitung der Attribute und Zuordnungen einer Kollektion benutzt und öffnet sich standardmäßig in der Mitte des Clients als neuer Tab neben den Visualisierungsfenstern. In den Einstellungen kann festgelegt werden, ob es stattdessen in einem neuen Fenster kreiert wird. Es kann auf fünf verschiedene Arten geöffnet werden:

  1. Doppelklick auf eine Kollektion im Ergebnisfenster (sowohl in der Galerie- als auch Detailansicht)
  2. Klick auf den Editierbutton in der Toolbar des Ergebnisfensters
  3. Klick auf den Editiereintrag im Kontextmenü der Galerieansicht des Ergebnisfensters
  4. Setzen der Einstellung zum automatischen Öffnen des Editierfensters beim Anlegen einer neuen Kollektion
  5. Setzen der Einstellung zum automatischen Öffnen des Editierfensters nach der Durchführung eines Drag und Drop

In einem Mehrbenutzerbetrieb kann stets nur ein Benutzer das Eigenschaftenfenster eines bestimmten Objektes bearbeiten, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Sobald eine Änderung vorgenommen wurde, wird das Fenster mit einem Stern versehen um zu signalisieren, dass noch nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind. Die Toolbar über dem Eigenschaftenfenster beinhaltet außerdem folgende weitere Buttons:

  1. Kollektion kopieren nach: Die aktuelle Kollektion wird aus dem System herauskopiert. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn die ausgewählte Kollektion Dokumente oder weitere Kollektionen auf oberster Ebene beinhaltet. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Ein neuer Ordner mit dem Namen der Kollektion wird anschließend an dieser Stelle erstellt. Alle in der Kollektion befindlichen Dokumente werden daraufhin in diesen Ordner kopiert. Geschachtelte Kollektionen innerhalb der ursprünglichen Kollektion werden in der selben Ordnerhierarchie wie in MonArch als weitere eigene Ordner mit eigenem Inhalt erstellt. Notizen und Strukturelemente sind von dieser Aktion ausgeschlossen.
  2. Speichern: Alle Änderungen im Eigenschaftenfenster werden gespeichert und damit auf den Server übernommen und für andere Benutzer sichtbar.
  3. Rückgängig: Die letzte Änderung im Eigenschaftenfenster wird zurückgesetzt.
  4. Vorwärts: Die letzte Rückgängig-Aktion wird zurückgesetzt.
  5. Minimize: Das Eigenschaftenfenster wird minimiert und nur am Rande des MonArch-Clients mittels eines Icons dargestellt.
  6. Maximize: Das Eigenschaftenfenster füllt den ganzen Bildschirm und alle anderen Fenster werden minimiert. Ein Doppelklick auf den Tab selbst hat dieselbe Wirkung. Es ist außerdem möglich, den Tab an beliebige andere Stellen innerhalb des Clients zu verschieben.

Der erste beim Öffnen sichtbare Bereich des Eigenschaftenfensters einer Kollektion stellt den gesamten Inhalt der Kollektion dar, d.h. alle digitalen und analogen Dokumente sowie Notizen, Strukturelemente und weitere Kollektionen, die sich in der aktuell ausgewählten Kollektion befinden, werden in diesem Galeriefenster aufgelistet.

Um ein weiteres Element hinzuzufügen, kann an dieser Stelle ein beliebiges Element der unterstützten Formate aus dem MonArch-Client per Drag und Drop in dieses Fenster geworfen werden. Um dagegen ein Element wieder aus dem Inhalt der Kollektion zu löschen, genügt es, dieses Objekt in der Galerieansicht zu selektieren und einmal auf den Button über der Ansicht zu drücken.

Dabei wird jedoch nicht das enthaltene Objekt selbst gelöscht, sondern bleibt weiterhin im System bestehen. Stattdessen wird es nur aus dem Inhalt der aktuell ausgewählten Kollektion entfernt. Ein Doppelklick auf eines der beinhalteten Elemente öffnet außerdem das Eigenschaftenfenster dieses Objekts.

Der nächste Bereich des Eigenschaftenfensters beinhaltet alle Attribute, die Kollektionen zugeordnet werden können, wie hier beispielsweise eine „Kurzbezeichnungund eine „Beschreibung“. Weitere Attribute befinden sich im darauffolgenden Tab. Es ist möglich eine Vielzahl verschiedener Formen von Attributen zu verwenden und Standardvokabulare zu importieren, was im Artikel zur Attributierung in MonArch näher beschrieben ist.