1 Definition
Kollektionen dienen in MonArch der Sammlung verschiedener Objekte. Sie fungieren dazu als eine Art Ordner, in dem sich zum einen sowohl Dokumente und weitere Kollektionen befinden können. Zum anderen ist es auch möglich, Notizen, Strukturelemente, Themen oder Personen in eine Kollektion zu packen. Wie von einer einfachen Ordnerstruktur gewohnt können Elemente damit unter einem Sammelbegriff eingeordnet und zusammengefasst werden. Im Gegensatz zu einer solchen Ordnerstruktur ist hier jedoch eine Mehrfachzuordnung möglich, d.h. ein Dokument kann in mehreren Kollektionen vorhanden sein, ohne selbst mehrfach im System vorhanden zu sein. Kollektionen selbst besitzen keine strukturellen oder thematischen Zuordnungen, können aber analog zu Dokumenten in MonArch gesucht werden, indem in der Strukturhierarchie und Themenhierarchie Haken gesetzt werden. Dabei werden die Objekte, die auf oberster Ebene in einer Kollektion liegen, auf Verknüpfungen überprüft, anstatt die Kollektion selbst.
In MonArch befinden sich Kollektionen derzeit im letzten der Ergebnisfenster, die sich unterhalb der Visualisierungen befinden.
2 Eigenschaften
Das Eigenschaftenfenster wird zur Bearbeitung der Attribute und Zuordnungen einer Kollektion benutzt. Die standardmäßig in allen Eigenschaftenfenstern vorhandenen Funktionen können dazu im entsprechenden Kapitel nachgelesen werden. Zusätzlich befindet sich über diesem Eigenschaftenfenster ein weiterer Button in Form eines Ordners, mit welchem die Kollektion aus dem Client herauskopiert werden kann.
Der Button ist dabei nur aktiv, wenn die ausgewählte Kollektion Dokumente oder weitere Kollektionen auf oberster Ebene beinhaltet. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Ein neuer Ordner mit dem Namen der Kollektion wird anschließend an dieser Stelle erstellt. Alle in der Kollektion befindlichen Dokumente werden daraufhin in diesen Ordner kopiert. Geschachtelte Kollektionen innerhalb der ursprünglichen Kollektion werden in derselben Ordnerhierarchie wie in MonArch als weitere eigene Ordner mit eigenem Inhalt erstellt. Notizen und Strukturelemente sind von dieser Aktion ausgeschlossen.
Der erste beim Öffnen sichtbare Bereich des Eigenschaftenfensters einer Kollektion stellt den gesamten Inhalt der Kollektion dar, d.h. alle Dokumente sowie Notizen, Strukturelemente, etc. und weitere Kollektionen, die sich in der aktuell ausgewählten Kollektion befinden, werden in diesem Galeriefenster aufgelistet. Die darin enthaltenen Elemente können mittels Drag und Drop genauso wie aus den Ergebnisfenstern heraus weiteren Elementen der Hierarchien, etc. zugeordnet werden.
Um ein weiteres Element hinzuzufügen, kann an dieser Stelle ein beliebiges Element der unterstützten Formate aus dem MonArch-Client per Drag und Drop in dieses Fenster geworfen werden. Um dagegen ein Element wieder aus dem Inhalt der Kollektion zu löschen, genügt es, dieses Objekt in der Galerieansicht zu selektieren und einmal auf den linksten Button über der Ansicht zu drücken.
Dabei wird jedoch nicht das enthaltene Objekt selbst gelöscht, sondern bleibt weiterhin im System bestehen. Stattdessen wird es nur aus dem Inhalt der aktuell ausgewählten Kollektion entfernt. Ein Doppelklick auf eines der beinhalteten Elemente öffnet außerdem das Eigenschaftenfenster dieses Objekts.
Der zweite Button der Toolbar, welcher beim Öffnen des Fensters blau unterlegt und damit selektiert ist, weist auf die aktuelle Darstellung des Inhalts der Kollektion als Galerieansicht hin. Bei Klick auf den rechtesten Button („Detailansicht“) wechselt diese Ansicht zu einer Tabelle – analog zu allen Ergebnisfenstern des Clients (z.B. für digitale Dokumente). Ein weiterer Klick auf den mittleren Button kehrt dies um und wechselt zurück zur Galerieansicht.
Der nächste Bereich des Eigenschaftenfensters beinhaltet alle Attribute, die Kollektionen zugeordnet werden können, wie hier beispielsweise eine „Kurzbezeichnung“ und eine „Beschreibung“. Weitere Attribute befinden sich im darauffolgenden Tab. Es ist möglich eine Vielzahl verschiedener Formen von Attributen zu verwenden und Standardvokabulare zu importieren, was im Artikel zur Attributierung in MonArch näher beschrieben ist.
