Ergebnisfenster für (zugeordnete) Themen

Neben der Suche nach digitalen Dokumenten, analogen Dokumenten und Notizen ist es auch möglich, auf dieselbe Art und Weise nach Themen zu suchen. Dazu dient das Ergebnisfenster für Themen, welches in den Einstellungen im Themenmanagement aktiviert werden kann und standardmäßig unsichtbar ist. Dieses Ergebnisfenster beinhaltet, falls nichts selektiert wurde und die komplette Ergebnismenge angezeigt wird, alle Themen, Personen sowie Strukturtypen, die auch in der Themenhierarchie vorhanden sind. Auch hier ist eine Ausfilterung der Ergebnismenge, durch die Selektion eines oder mehrerer Strukturelemente möglich. Entsprechend zeigt das Fenster nur noch diejenigen Themen an, mit denen das ausgewählte Strukturelement ausgezeichnet wurde.

Wird zusätzlich ein Element in der Themenhierarchie angewählt, wird das Ergebnis weiter eingeschränkt auf nur diejenigen Themen, die sich innerhalb des selektierten Teilbaums befinden. Hier gibt es einen Sonderfall zu beachten: Es ist möglich, Themen mit Themen auszuzeichnen. Anders als eine Spezifizierung, die im Baum als untergeordnete Elemente angezeigt wird, ist eine solche Auszeichnung in der Themenhierarchie selbst nicht sichtbar. Wird dort allerdings ein Thema selektiert, enthält das Ergebnisfenster auch alle diejenigen Themen, die mit dem selektierten Thema ausgezeichnet wurden. Besonders bei der Nutzung von Personen hat sich dies als nützlich herausgestellt. So können z.B. alle Personen, denen eine bestimmte Funktion (z.B. Architekt) zugeordnet wurde, schnell ausgelesen werden. Ebenso wäre hier denkbar, Personen bestimmte weitere Themen in Form von Arbeitspaketen zuzuordnen. Eine thematische Auszeichnung kann über das Drag-und-Drop einer Person aus dem Ergebnisfenster auf ein Thema der Themenhierarchie ausgeführt werden oder durch das Setzen entsprechender Haken im Bereich „Thematische Auszeichnung“ des Eigenschaftenfensters.

Zusätzlich gibt es ein eigenes Ergebnisfenster für „Zugeordnete Themen“, welches in den Einstellungen des Projektmanagements ein- und ausgeschaltet werden kann. Es ist im Standard ebenfalls deaktiviert. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Ergebnisfenstern für Themen werden in einem eigenen Abschnitt innerhalb dieses Kapitels erläutert.

1 Toolbar

Über der Ansicht der Themen befindet sich die standardisierte Toolbar, die über jedem Ergebnisfenster in ähnlicher Weise zu finden ist. Sie enthält folgende Buttons (hier aufgelistet von links nach rechts):

  1. Suche: Ein Suchfenster wird geöffnet, mit welchem die Ergebnisse in der Tabelle durchsucht werden können. Dabei werden alle angezeigten Tabellenspalten in die Suche einbezogen. Falls gerade die Galerieansicht aktiviert ist, wird dazu zur Tabellenansicht gewechselt. Durch gefundene Dokumente kann über wiederholtes Drücken des Such-Buttons iteriert werden, das Ergebnis selbt wird derzeit nicht weiter gefiltert.
  2. Ausgewähltes Thema anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Eine Bearbeitung der Eigenschaften ist in diesem Modus allerdings nicht möglich, sondern diese Funktion dient der reinen Ansicht aller vorhandenen Werte. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Strukturelemente selektiert sind.
  3. Ausgewähltes Thema editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Hier ist eine Bearbeitung der Werte möglich. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Strukturelemente selektiert sind.
  4. Dropdown: Das Editiermenü wird geöffnet.
  5. Ausgewähltes Thema umbenennen: Für das gerade ausgewählte Thema wird ein Eingabedialog geöffnet, mittels welchem das selektierte Element durch Eingabe eines neuen Namens umbenannt werden kann. Falls mehrere Themen gleichzeitig ausgewählt sind, öffnet sich der Dialog nacheinander für jedes einzelne Element.
  6. Dropdown: Das Umbenennungsmenü wird geöffnet.
  7. Räumliche Zuordnung in Strukturhierarchie anwählen: Alle Strukturelemente, die mit dem aktuell ausgewählten Thema ausgezeichnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Themas entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
  8. Ausgewähltes Element in Themenhierarchie anwählen: Die aktuelle Auswahl an Themen wird in der Themenhierarchie geöffnet. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Themen selektiert sind. Zuerst werden daraufhin sämtliche Haken in der Hierarchie entfernt. Die ausgewählten Elemente werden dann in der Hierarchie angewählt und aufgeklappt.
  9. Ausgewähltes Thema in PDF exportieren: Die aktuelle Auswahl an Themen wird in ein einziges PDF oder mehrere PDFs pro Element exportiert. Dies kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierten PDFs enthalten alle dem Element zugeordneten Beziehungen sowie seine Attribute.
  10. Dropdown: Das Export-Menü wird geöffnet.
  11. Galerieansicht: Die Galerieansicht wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der drei verfügbaren Ansichten aktiviert sein. Standardmäßig ist dies die Galerieansicht, weshalb der entsprechende Button leicht blau eingefärbt ist.
  12. Detailansicht: Die Detailansicht in Form einer Tabelle wird geöffnet.
  13. Baumansicht: Die Baumansicht in Form einer Hierarchie wird geöffnet.
  14. Themen aktualisieren: Die Ergebnisansicht wird aktualisiert.
  15. Seitenmenü: Das Seitenmenü wird geöffnet.

2 Editiermenü

Das Editiermenü beinhaltet einen Eintrag, das gerade ausgewählte Element vollständig zu löschen. Dieser Eintrag befindet sich auch im Kontextmenü.

3 Umbenennungsmenü

Auch im Umbenennungsmenü befindet sich ein einzelner Eintrag zu einer konfigurierbaren Umbenennungsfunktion, die im Kontextmenü gespiegelt wird.

4 Export-Menü

Über das Export-Menü ist es möglich, das gesamte Ergebnisfenster in ein PDF-Datenblatt zu exportieren. Ebenso können nur selektierte Strukturelemente sowie ebenfalls das ganze Ergebnisfenster in CSV exportiert werden. Die Option, das gesamte Ergebnisfenster exportieren zu lassen, befindet sich nicht im Kontextmenü, da sie unabhängig von der Selektion eines Strukturelements ist. Die anderen Einträge sind dort abermals vorhanden.

Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.

5 Seitenmenü

Das Seitenmenü öffnet sich bei Klick auf die drei übereinander liegenden Punkte am Ende einer Toolbar und beinhaltet folgende gruppierte Menüpunkte:

  1. Filter nach Elementtyp:
    • Interne Themen: Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, werden im Ergebnisfenster interne Themen angezeigt. Dies ist standardmäßig aktiviert.
    • Externe Themen: Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, werden im Ergebnisfenster externe Themen angezeigt. Dies ist standardmäßig aktiviert.
    • Strukturtypen: Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, werden im Ergebnisfenster Strukturtypen angezeigt. Dies ist standardmäßig deaktiviert.
    • Personen: Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, werden im Ergebnisfenster Personen angezeigt. Dies ist standardmäßig aktiviert.
    • Alles auswählen: Damit werden alle Elemente im Ergebnisfenster angezeigt. Zusätzlich werden alle Elemente im Menü ausgewählt.
    • Auswahl aufheben: Auch damit werden alle Elemente im Ergebnisfenster angezeigt. Zusätzlich werden alle Elemente im Menü abgewählt.
  2. Gruppe:
    • Bei leerer Auswahl alles anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle vorhandenen Themen im Ergebnisfenster angezeigt.
    • Bei leerer Auswahl nicht verlinkte Themen anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle Themen im Ergebnisfenster angezeigt, die mit noch keinem Thema oder Strukturelement verknüpft wurden. Dies ist im Standard aktiviert.
  3. Gruppe:
    • Nur direkt verknüpfte Themen: Diese Option ändert nur die Sichtweise auf das Ergebnis, wenn die Baumansicht selektiert ist und zeigt nur die direkt in der Ergebnismenge befindlichen Themen.
    • Baumansicht einschließlich übergeordneter Hierarchie: Wird dagegen diese Option angewählt, enthält das Ergebnis der Baumansicht nicht nur direkt verknüpfte Themen, sondern auch die ihnen übergeordnete Hierarchie bis nach oben. Das Ergebnisfenster entspricht damit einer gefilterten Themenhierarchie, in der die Baumpfade nur zu den im Ergebnis enthaltenen Themen führen. Dies ist standardmäßig aktiviert.
  4. Online-Hilfe: Die Online-Hilfe zum Ergebnisfenster der Themen (also diese Seite) wird im Browser geöffnet.

6 Kontextmenü

Das Kontextmenü öffnet sich bei einem Rechtsklick auf ein Thema in den verschiedenen Ansichten des Ergebnisfensters und wird direkt aus der Toolbar erzeugt.

  1. Anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier nicht bearbeitet werden.
  2. Editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier bearbeitet werden.
  3. Endgültig löschen: Das Element wird vollständig gelöscht. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt. Falls das gelöschte Element untergeordnete Themen besitzt, werden diese nicht ebenfalls entfernt, sondern abhängig von der gewählten Einstellung entweder an oberster Ebene in der Themenhierarchie eingeordnet oder an das dem gelöschten Thema übergeordnete Element angehängt.
  4. Umbenennen: Ein Eingabedialog wird geöffnet, mittels welchem das Element durch Eingabe eines neuen Namens umbenennt werden kann. Wurden mehrere Elemente ausgewählt, öffnet sich der Dialog nacheinander für jedes Thema.
  5. Erweitertes Umbenennen: Diese Funktion ermöglicht das Umbenennen mehrerer Elemente auf einmal. Über ein Eingabefenster kann für eine beliebige Anzahl an Elementen deren Bezeichnung mittels einer Suchen- und Ersetzen-Funktion umgeändert werden.
  6. Räumliche Zuordnung anwählen: Alle Strukturelemente, die mit dem aktuell ausgewählten Thema ausgezeichnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Themas entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
  7. Thematische Zuordnung anwählen: Die aktuelle Auswahl an Themen wird in der Themenhierarchie geöffnet. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Themen selektiert sind. Zuerst werden daraufhin sämtliche Haken in der Hierarchie entfernt. Die ausgewählten Elemente werden dann in der Hierarchie angewählt und aufgeklappt.
  8. In PDF exportieren: Das Thema wird in ein einziges PDF exportiert. Über einen Auswahldialog kann dazu der Zielordner festgelegt werden. Das generierte PDF enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen sowie seine Attribute. Wurden mehrere Themen selektiert, kann über die Einstellungen konfiguriert werden, ob sie zu einem PDF zusammengefügt oder als einzelne Datenblätter exportiert werden sollen.
  9. In CSV exportieren: Das Thema wird in eine CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Element zugeordneten Beziehungen und Attribute. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.

7 Ansichten

Alle Ergebnisfenster können stets auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden. Standardmäßig ist hier die Galerieansicht aktiviert, kann über die Toolbar aber jederzeit in die Detailansicht oder Baumansicht gewechselt werden.

Die Galerieansicht enthält eine Aufteilung in Ergebnisseiten einer bestimmten Größe. Die vorkonfigurierte Größe beträgt hier 48 Strukturelemente pro Seite, womit auf derzeitigen Standard-HD-Bildschirmen keine Scrollbar benötigt wird. Dies kann aber über die Einstellungen nach Belieben vergrößert oder verkleinert werden. Die rechts befindlichen blauen Seitenzahlen sowie die Links „Zurück“ und „Weiter“ ermöglichen eine Navigation durch die Ergebnisse.

Die Detailansicht des Ergebnisfensters für Themen beinhaltet ebenfalls dieselbe Toolbar sowie dasselbe Seiten-und Kontextmenü wie die Galerieansicht. Zusätzlich ist in der Tabelle eine Sortierung nach einzelnen Spalten möglich, indem auf die jeweilige Spaltenüberschrift geklickt wird. Die Tabelle gibt außerdem einen besseren Überblick über die Attribute der einzelnen Elemente, wie in der unteren Grafik z.B. die Auflistung der Kurzbezeichnungen sowie Beschreibungen. Spalten zu anderen Attributen abzubilden wäre ebenfalls möglich, sprechen Sie dazu gerne das MonArch-Team an. Die Tabellendarstellung beinhaltet zudem keine Aufteilung in einzelne Ergebnisseiten wie die Galerieansicht, sondern kann in Einem komplett durchgescrollt und durchsucht werden.

Die Baumansicht existiert in Ergebnisfenstern nur für Strukturelemente und Themen und spiegelt die darüber liegenden Struktur- sowie Themenhierarchien. Der Baum wird dabei auf diejenigen Pfade gefiltert, die zu einem in der Ergebnismenge liegenden Themen führen.

8 Zugeordnete Themen

Das Ergebnisfenster für Zugeordnete Themen stammt aus dem Projektmanagement. Analog zum einfachen Themenfenster kann es alle Arten von existenten Themen beinhalten und diese manuell ein- oder ausfiltern. Auch die Toolbar und das Kontextmenü sind 1:1 aus dem Ergebnisfenster für Themen übernommen. Der größte Unterschied besteht in der Art der Suche: Zum einen bleibt das Fenster so lange leer, bis mindestens ein Element in der Struktur- oder Projektordner-Hierarchie ausgewählt wird. Eine Selektion innerhalb der Themenhierarchie allein verändert an dieser Stelle noch nichts. Anschließend wird unterschieden:

  • Strukturhierarchie: Das Ergebnisfenster enthält alle Themen, mit denen das selektierte Strukturelement oder eines seiner Kinder (abhängig vom ausgewählten Suchmodus innerhalb der Hierarchie) ausgezeichnet wurden. Wird zusätzlich ein Element in der Themenhierarchie ausgewählt, wird das Ergebnis weiter eingeschränkt auf alle zugeordneten Themen, die sich unterhalb des ausgewählten thematischen Teilbaums befinden.
  • Projektordner-Hierarchie: Das Ergebnisfenster enthält alle Themen, mit denen die Dokumente innerhalb des selektierten Projektordners oder innerhalb eines Unterordners (abhängig vom ausgewählten Suchmodus innerhalb der Hierarchie) ausgezeichnet wurden. Wird zusätzlich ein Element in der Themenhierarchie ausgewählt, wird das Ergebnis weiter eingeschränkt auf alle zugeordneten Themen, die sich unterhalb des ausgewählten thematischen Teilbaums befinden.

Die Ergebnismenge kann zusätzlich weiter verändert werden, indem die verfügbaren Optionen innerhalb des Seitenmenüs für zugeordnete Themen verändert werden. Wie im folgenden Bild zu erkennen ist, beinhaltet dieses Menü eine etwas andere Auswahl als das Seitenmenü für Themen direkt. Der Unterschied liegt in folgender Funktion:

  • Nur zugeordnete Themen anzeigen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Das Ergebnis wird wie oben bereits beschrieben gefüllt.
  • Nur nicht zugeordnete Themen anzeigen: Das oben beschriebene Ergebnis wird umgekehrt. Statt allen zugeordneten Themen werden nun alle den ausgewählten Strukturelementen und Projektordnern nicht zugeordneten Themen (je nach Auswahl in der Themenhierarchie eingeschränkt auf einen bestimmten Teilbaum oder aus der gesamten Themenhierarchie) angezeigt. Soll beispielsweise ein bestimmtes Set an Themen in einem Projektordner zur Validierung benutzt werden, könnte auf diese Art durch die Auswahl des Projektordners sowie der entsprechenden Themen in der Themenhierarchie schnell festgestellt werden, ob noch Themen fehlen.