Digitale und analoge Dokumente

Einleitung

In MonArch dienen Dokumente der zentralen Verwaltung aller gebäudebezogenen Informationen. Sie bilden die Grundlage für die strukturierte Erfassung, Archivierung und Auswertung von Daten und können unterschiedlichste Formate umfassen – von Digitalfotos, Tabellen und Berichten bis hin zu gescannten Plänen, historischen Zeichnungen oder Audio- und Videomaterial. Der Import erfolgt flexibel per Drag und Drop (einer Datei oder eines ganzen Ordners) oder über einen eigenen Importdialog im Ergebnisfenster. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente in MonArch zu verwalten:

  • die Datei wird als Kopie auf den MonArch-Server hochgeladen; der ursprüngliche Speicherort auf dem lokalen Rechner geht dabei verloren (sofern er nicht optional mitgespeichert wird) und ist nicht mehr relevant.
  • die Datei verbleibt am ursprünglichen Speicherort und wird im System nur referenziert; ein Löschen oder Verschieben der Datei führt dazu, dass MonArch sie nicht mehr finden kann.

Bei Verwendung des MonArch-Sync-Servers dagegen können Dateien und ganze Ordnerstrukturen in definierten Intervallen automatisch mit dem MonArch-System synchronisiert werden. Dabei erscheinen die Dateien in MonArch als verlinkte Referenzen, die auf ihre Originalpfade im Dateisystem verweisen. Die synchronisierte Ordnerstruktur wird in der Projektordneransicht abgebildet. Ein Verschieben der Datei innerhalb dieser Ordnerstruktur würde bei der Durchführung der nächsten Synchronisation automatisch ausgebessert werden.

Jedes in MonArch vorhandene Dokument kann zusätzlich mit thematischen und strukturellen Zuordnungen sowie individuellen Eigenschaften angereichert werden. Insbesondere beim Import können viele dieser Informationen automatisch erzeugt oder verknüpft werden (s. den Bereich zu Importoptionen von Dokumenten in den Einstellungen). Darüber hinaus lassen sich Dokumente in Versionsketten einbetten.

MonArch unterscheidet zwei Typen von Dokumenten:

  • Digitale Dokumente: ausschließlich digital vorliegende Dateien, z. B. Digitalfotos, Videos, Textdokumente, Tabellen.
  • Analoge Dokumente: digitalisierte Abbildungen physisch existierender Originale, z. B. gescannte Pläne, historische Zeichnungen.

Beide Typen werden standardmäßig gemeinsam in einer Ansicht dargestellt, können aber bei Bedarf über die Einstellungen in zwei getrennten Ansichten aufgeteilt werden. Beide bieten dieselben Funktionen zur Navigation, Filterung und Bearbeitung. Ob diese explizite Unterscheidung zwischen digitalen und analogen Dokumenten gewünscht wird, kann jeder Anwender für sich selbst entscheiden.

Definition der Beziehungen

Eigenschaften

  • Eingabefelder für Kurzbezeichnung und Beschreibung
  • Weitere benutzerdefinierte Eigenschaften können jederzeit im laufenden Betrieb angelegt werden (verschiedene Eingabeformate wie Checkbox, Textfeld, Datum, Uhrzeit, usw. möglich)
  • Aufteilung in benutzerdefinierte Gruppen von Eigenschaften (aufrufbar als jeweils eigene Tabs im Eigenschaftenfenster) zur besseren Übersicht
  • Themenabhängige Eigenschaften erscheinen – falls vorhanden – in einem eigenen Bereich namens „Erweiterte Eigenschaften“

Metadaten (nicht bearbeitbar)

  • Auflistung aller in der ursprünglichen Datei enthaltenen Metadaten.

Vorschau (nicht bearbeitbar)

  • Zeigt eine Vorschau des Dokuments, sofern dies vom Dateiformat unterstützt wird (Bilder, SVGs, PDFs) und beim Import erzeugt wurde.
  • Unterstützt die schnelle visuelle Kontrolle im Eigenschaftenfenster.

Dokumenthistorie

  • Definition: Beziehung zwischen einem Dokument und seinen älteren bzw. neueren Versionen innerhalt einer Versionskette.
  • Merkmale:
    • Jedes Dokument kann genau eine ältere und genau eine neuere Version besitzen.
    • Die Anzeige ist transitiv, d. h. es werden neben direkten auch indirekten ältere bzw. neuere Versionen dargestellt.
    • Sowohl digitale als auch analoge Dokumente können Bestandteil der Historie sein.
    • Neuere Versionen können per Drag und Drop in das Eigenschaftenfenster geschoben und damit an das Ende der jeweiligen Versionskette (als neuestes oder ältestes Dokument) angehängt werden.
    • Beim Entfernen eines Dokuments wird es nicht aus MonArch, sondern nur aus der Historie gelöscht; die Versionskette bleibt ohne Lücke bestehen.
    • Ein Doppelklick auf ein Dokument öffnet dessen Eigenschaften.

Strukturelle Zuordnung

  • Definition: Zuordnung eines oder mehrere Bauteile an ein Dokument.
  • Merkmale:
    • Jedes Dokument kann beliebig vielen Bauteilen zugewiesen werden, ein Bauteil kann beliebig viele Dokumente besitzen.
    • Wird ein Strukturelement in der Hierarchie selektiert, erhält das Ergebnisfenster alle Dokumente, die diesem Bauteil zugeordnet wurden.

Thematische Auszeichnung

  • Definition: Hinterlegung thematischer Auszeichnungen an ein Dokument.
  • Merkmale:
    • Thematische Filterung in den Ergebnisfenstern wird so unterstützt (über Themenhierarchie und Dokumenttypen)
    • Themen dienen dabei als Schlagworte, die einem Dokument zugewiesen werden können.
    • Jedes Thema kann beliebig viele Dokumente erhalten, jedes Dokument kann beliebig vielen Themen zugeordnet werden.
    • Falls Themengruppen im System vorhanden sind, kann zusätzlich eine Einzelauswahl aus vorgegebenen Gruppen getroffen werden. Diese Zuordnung ergänzt die klassische thematische Anreicherung und sichert konsistente Einzelauswahl je Themengruppe.

Projektmanagement (zugeklappt)

  • Definition: Zuordnung von Projektordnern, in denen das Dokument enthalten ist.
  • Merkmale:
    • Jeder Projektordner kann beliebig viele Dokumente enthalten, jedes Dokument kann in beliebig vielen Ordnern enthalten sein.
    • Einem Projektordner zugeordnete Dokumente können auch in der Ordnerhierarchie eingeblendet werden.
    • Durch die Auswahl einer Projektordners in der Hierarchie wird das Ergebnisfenster gefiltert.