2.9 Digitale Dokumente

Die eigentliche Verwaltung von Gebäudedaten bildet den letzten wichtigen Bestandteil des MonArch-Systems und wird u.a. über das Einpflegen von Dokumenten realisiert. Kunsthistorische Befunde, Ausschreibungsunterlagen oder eine fotografische Dokumentation der letzten Sanierungsmaßnahme, aber auch 2D-Plandokumente selbst können so beispielsweise einfach per Drag und Drop in das System geladen werden. Sowohl zu diesem Zeitpunkt als auch später können ihnen dabei Elemente der Themenhierarchie und Strukturhierarchie zugeordnet werden. Ein einzelnes Dokument ist also optional mit einem Gebäudeteil, mehreren Teilen oder dem gesamten Gebäude sowie beschreibenden Kennwörtern des vorhandenen Themenvokabulars verknüpft.

Hierbei werden alle gängigen digitalen Formate unterstützt, die sich normalerweise auf einem Rechner darstellen lassen, vom Textdokument über Tabellen und digitale Bilder bis hin zu Videos, Sound oder Grafiken. Die gespeicherten Dokumente können zudem direkt aus MonArch heraus in entsprechend vorhandenen Programmen am Rechner geöffnet werden (z.B. Excel für eine Tabelle oder Adobe Acrobat für PDF-Dokumente). Auch eine Vorschau in MonArch selbst ist für viele Formate (z.B. PDF oder Bilder) möglich. Für alle Dokumente gilt derzeit noch eine Begrenzung von maximal 2GB pro Datei, die Anzahl an Dateien im gesamten System ist dagegen nicht beschränkt.

Das Ergebnisfenster für digitale Dokumente in MonArch beinhaltet zu jedem Zeitpunkt alle digitalen Dokumente, die der aktuellen Auswahl innerhalb der beiden darüber liegenden Hierarchien entspricht, d.h. der Strukturhierarchie sowie Themenhierarchie . Die zuvor definierte Spezialisierung innerhalb dieser Hierarchien erlaubt dem Anwender und der Anwenderin nun auf intuitive Weise das Ergebnis zu verfeinern, indem an immer tiefer liegenden Elementen der Hierarchien Haken gesetzt werden, denn sobald eine Unterstruktur oder ein Unterbegriff der ursprünglichen Auswahl angewählt wurde, wird auch die Menge an Dokumenten entsprechend verringert. So ist es möglich, schnell nach beispielsweise allen Dokumenten zum Südturm des westlichen Außenbaus von St. Lorenz zu suchen, die einen Schaden beschreiben, da nur „Turm Süd“ in der Strukturhierarchie und „Schaden“ in der Themenhierarchie ausgewählt werden müssen.

Die weiteren Eigenschaften digitaler Dokumente sowie die Unterscheidung zwischen digitalen und analogen Dokumenten werden in zwei einzelnen Artikeln näher beschrieben.

2.9.1 Toolbar

Über den digitalen Dokumenten befindet sich die standardisierte Toolbar, die über jedem Ergebnisfenster (digitale Dokumente, analoge Dokumente, Strukturelemente, Notizen, Kollektionen) in ähnlicher Weise zu finden ist. Sie enthält für hier folgende Buttons:

1. Neues digitales Dokument erstellen: Ein neues digitales Dokument wird erstellt. Dazu öffnet sich zuerst ein Auswahldialog, in dem eine Datei beliebigen Formats ausgewählt werden kann. Erst nach dieser Auswahl kann das neue Dokument (mit dem Namen der Datei als Bezeichnung) in MonArch erstellt werden. Die Ursprungsdatei wird bei dieser Variante nicht verändert, stattdessen wird eine Kopie der Datei in das System importiert. Falls die Strukturhierarchie und Themenhierarchie aktuell angewählte Elemente enthalten, spiegelt auch die Ergebnismenge ihre aktuelle Auswahl wider. Ein neues Dokument wird entsprechend der derzeitig dargestellten Ergebnismenge und damit automatisch auch diesen angehakten Strukturelementen sowie Themen zugeordnet.
2. Ausgewähltes digitales Dokument anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Eine Bearbeitung der Eigenschaften ist in diesem Modus allerdings nicht möglich, sondern diese Funktion dient der reinen Ansicht aller vorhandenen Werte. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind.
3. Ausgewähltes digitales Dokument editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Hier ist eine Bearbeitung der Werte möglich. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind.
4. Dropdown: Das Editiermenü wird geöffnet.
5. Räumliche Zuordnung in Strukturhierarchie anwählen: Alle Strukturelemente, die dem aktuell ausgewählten digitalen Dokument zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten digitalen Dokuments entsprechen.
6. Thematische Zuordnung in Themenhierarchie anwählen: Alle Themen, die dem aktuell ausgewählten digitalen Dokument zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten digitalen Dokuments entsprechen.
7. Ausgewähltes digitales Dokument extern öffnen: Die aktuelle Auswahl an digitalen Dokumenten wird außerhalb des MonArch Systems geöffnet. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind. Die hinterlegte Datei öffnet sich dabei in dem Programm, das auf dem Rechner für das gegebene Dateiformat als Standard festgelegt wurde, z.B. Word für eine Word-Datei oder Notepad++ für eine Textdatei. Falls kein Standard gefunden wurde, öffnet sich stattdessen ein Auswahlfenster zur Wahl eines Programms.
8. Ausgewähltes digitales Dokument kopieren nach: Die aktuelle Auswahl an digitalen Dokumenten wird aus dem System herauskopiert. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Die an den Dokumenten hinterlegten Dateien werden anschließend ohne Verluste in diesen Ordner kopiert. Falls sich dort bereits eine Datei mit demselben Namen befindet, wird der Dateiname zusätzlich aufwärts nummeriert.
9. Ausgewähltes digitales Dokument in PDF exportieren: Die aktuelle Auswahl an digitalen Dokumenten wird in ein einziges PDF oder mehrere PDFs pro Dokument exportiert. Dies kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierten PDFs enthalten alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen, seine Attribute sowie ein Vorschaubild – falls verfügbar.
10. Ausgewähltes digitales Dokument in CSV exportieren: Die aktuelle Auswahl an digitalen Dokumenten wird in eine einzige CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen und Attribute. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
11. Galerieansicht: Die Galerieansicht wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein. Standardmäßig ist dies die Galerieansicht, weshalb der entsprechende Button leicht blau eingefärbt ist.
12. Detailansicht: Die Detailansicht in Form einer Tabelle wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein.
13. Digitale Dokumente aktualisieren: Die Ergebnisansicht wird aktualisiert.
14. Seitenmenü: Das Seitenmenü wird geöffnet.
15. Minimize: Das Ergebnisfenster wird minimiert und nur am Rande des MonArch-Clients mittels seines Icons dargestellt.
16. Maximize: Das Ergebnisfenster füllt den gesamten Bildschirm und alle anderen Fenster werden minimiert. Ein Doppelklick auf einen der Ergebnistabs selbst hat dieselbe Wirkung. Es ist außerdem möglich, Tabs an beliebige andere Stellen innerhalb des Clients zu verschieben.

2.9.2 Editiermenü

Das Editiermenü beinhaltet einen Eintrag, die vorhandene Auswahl an Elementen vollständig zu löschen. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt. Ist die Originaldatei nur verlinkt oder kopiert, ist sie weiterhin an ihrem ursprünglichem Dateipfad vorhanden. Falls die Datei dagegen direkt in das System verschoben wurde, wird auch die hinterlegte Datei beim Entfernen eines Dokuments im Client gelöscht. Dieser Eintrag befindet sich zusätzlich auch im Kontextmenü.

2.9.3 Seitenmenü

Das Seitenmenü öffnet sich bei Klick auf die drei übereinander liegenden Punkte am Ende der Toolbar und beinhaltet folgende Menüpunkte:

1. Ergebnis in CSV exportieren: Alle aktuell im Ergebnisfenster enthaltenen digitalen Dokumente werden in eine einzige CSV-Datei exportiert. Die vorhandenen Informationen wie Beziehungen zu Strukturelementen und Themen oder Bezeichnungen und Kommentare werden einzeln im CSV-Format aufgelistet. Der Ordnerpfad, an dem die Datei abgespeichert wird, kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
2. Ergebnis in PDF exportieren: Alle aktuell im Ergebnisfenster enthaltenen digitalen Dokumente werden in eine PDF-Datei exportiert. Die vorhandenen Informationen wie Beziehungen zu Strukturelementen und Themen oder Bezeichnungen und Kommentare werden dabei alle übernommen. Der Ordnerpfad, an dem die Datei abgespeichert wird, kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kann dort definiert werden, ob insgesamt ein allumfassendes PDF oder jeweils ein PDF pro Dokument erstellt werden soll und ob Zuordnungen zu Themen und Strukturelementen als Kindsknoten oder Hierarchiepfade dargestellt werden sollen
3. Online-Hilfe: Die Online-Hilfe zum Ergebnisfenster der digitalen Dokumente wird im Browser geöffnet.

2.9.4 Kontextmenü

Das Kontextmenü öffnet sich bei einem Rechtsklick auf ein digitales Dokument in der Galerieansicht des Ergebnisfensters und wird direkt aus der Toolbar erzeugt.

1. Anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier nicht bearbeitet werden.
2. Editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier bearbeitet werden.
3. Editieren… → Duplizieren: Diese Funktion ist für Dokumente nicht verfügbar.
4. Editieren… → Endgültig löschen: Das Element wird vollständig gelöscht. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt. Ist die Originaldatei nur verlinkt oder verknüpft, ist sie weiterhin an ihrem ursprünglichem Dateipfad vorhanden. Falls die Datei dagegen direkt in das System verschoben wurde, wird auch die hinterlegte Datei beim Entfernen eines Dokuments im Client gelöscht.
5. Räumliche Zuordnung öffnen: Alle Strukturelemente, die dem aktuell ausgewählten digitalen Dokument zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten digitalen Dokuments entsprechen.
6. Thematische Zuordnung öffnen: Alle Themen, die dem aktuell ausgewählten digitalen Dokument zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten digitalen Dokuments entsprechen.
7. Extern öffnen: Das digitale Dokument wird außerhalb des MonArch Systems geöffnet. Die hinterlegte Datei öffnet sich dabei in dem Programm, das auf dem Rechner für das gegebene Dateiformat als Standard festgelegt wurde, z.B. Word für eine Word-Datei oder Notepad++ für eine Textdatei. Falls kein Standard gefunden wurde, öffnet sich stattdessen ein Auswahlfenster zur Wahl eines Programms.
8. Kopieren nach: Das digitale Dokument wird aus dem System herauskopiert. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Das Dokument wird anschließend in diesen Ordner kopiert. Falls sich bereits eine Datei mit demselben Namen in diesem Ordner befindet, wird der Dateiname zusätzlich aufwärts nummeriert.
9. In PDF exportieren: Das  digitale Dokument wird in ein einziges PDF exportiert. Über einen Auswahldialog kann dazu der Zielordner festgelegt werden. Das generierte PDF enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen, seine Attribute sowie ein Vorschaubild – falls verfügbar.
10. In CSV exportieren: Das digitale Dokument wird in eine einzige CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen und Attribute.

2.9.5 Ansichten

Alle Ergebnisfenster können stets auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden. Standardmäßig ist hier die Galerieansicht aktiviert, kann über die Toolbar aber jederzeit in die Detailansicht gewechselt werden.

Alle in den vorherigen drei Abschnitten beschriebenen Funktionen (Toolbar, Seitenmenü, Kontextmenü) wurden für den Fall einer Galerieansicht betrachtet. In dieser Ansicht wird eine Vorschau der eigentlichen Datei dargestellt, sofern dies für das jeweilige Dateiformat unterstützt wird. Zusätzlich enthält die Galerieansicht eine Aufteilung in Ergebnisseiten einer bestimmten Größe. Die vorkonfigurierte Größe beträgt hier 36 Dokumente pro Seite, womit auf derzeitigen Standard-HD-Bildschirmen keine Scrollbar benötigt wird. Dies kann aber über die Einstellungen nach Belieben vergrößert oder verkleinert werden. Die rechts befindlichen blauen Seitenzahlen sowie die Links „Zurück“ und „Weiter“ ermöglichen eine Navigation durch die Ergebnisse.

Die Detailansicht des Ergebnisfensters für Dokumente beinhaltet ebenfalls dieselbe Toolbar sowie dasselbe Seitenmenü wie die Galerieansicht, allerdings kein Kontextmenü (welches in der Galerieansicht bei Rechtsklick geöffnet wurde). Stattdessen ist in der Tabelle jedoch eine Sortierung nach einzelnen Spalten möglich, indem auf die jeweilige Spaltenüberschrift geklickt wird. Die Tabelle gibt außerdem einen besseren Überblick über die Attribute der einzelnen Elemente, wie in der unteren Grafik z.B. die Auflistung der Kurzbezeichnungen sowie Beschreibungen. Spalten zu anderen Attributen abzubilden wäre ebenfalls möglich. Die Tabellendarstellung beinhaltet zudem keine Aufteilung in einzelne Ergebnisseiten wie die Galerieansicht, sondern kann in Einem komplett durchgescrollt werden.

2.9.6 Dokumenttypen

Links neben dem Ergebnisfenster befindet sich ein weiterer Bereich mit drei hintereinander liegenden Tabs. Die Dokumenttypen liegen dabei an oberster Stelle. Diese drei Bereiche beinhalten jeweils eine Themenhierarchie, die zu einem der Ergebnistypen korreliert. Für digitale Dokumente (sowie für analoge Dokumente und Kollektionen) sind dies die Dokumenttypen. Neben der Strukturhierarchie und Themenhierarchie filtern diese drei Ergebnisfenster deshalb auch auf Selektionen innerhalb der Dokumenttypen. Die Auswahl eines dieser drei Ergebnisfenster schiebt zudem auch automatisch die Dokumenttypen in den Vordergrund.

Die Dokumenttypen-Ansicht agiert hier zudem analog zur Themenhierarchie selbst und beinhaltet deshalb dieselben Funktionen in Toolbar, Seitenmenü und Kontextmenü.

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