Ergebnisfenster für digitale und analoge Dokumente

Standardmäßig werden sowohl digitale als auch analoge Dokumente in einer gemeinsamen Dokumentansicht zusammengefasst. Über die Einstellungen kann sie in zwei separate Ansichten aufgeteilt werden, die beide analog zur hier vorgestellten Ansicht funktionieren und dieselben Funktionen enthalten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Import-Funktion im Falle der Ansicht für analoge Dokumente auch ein entsprechendes analoges Dokument erzeugt.

Die eigentliche Verwaltung von Gebäudedaten bildet den letzten wichtigen Bestandteil des MonArch-Systems und wird u.a. über das Einpflegen von Dokumenten realisiert. Kunsthistorische Befunde, Ausschreibungsunterlagen oder eine fotografische Dokumentation der letzten Sanierungsmaßnahme, aber auch 2D-Plandokumente selbst können so beispielsweise einfach per Drag und Drop in das System geladen werden. Sowohl zu diesem Zeitpunkt als auch später können ihnen dabei Elemente der Themenhierarchie und Strukturhierarchie zugeordnet werden. Ein einzelnes Dokument ist also optional mit einem Gebäudeteil, mehreren Teilen oder dem gesamten Gebäude sowie beschreibenden Kennwörtern des vorhandenen Themenvokabulars verknüpft.

Hierbei werden alle gängigen digitalen Formate unterstützt, die sich normalerweise auf einem Rechner darstellen lassen, vom Textdokument über Tabellen und digitale Bilder bis hin zu Videos, Sound oder Grafiken. Die gespeicherten Dokumente können zudem direkt aus MonArch heraus in entsprechend vorhandenen Programmen am Rechner geöffnet werden (z.B. Excel für eine Tabelle oder Adobe Acrobat für PDF-Dokumente). Auch eine Vorschau in MonArch selbst ist für viele Formate (z.B. PDF oder Bilder) möglich. Für alle Dokumente gilt derzeit noch eine Begrenzung von maximal 2GB pro Datei, die Anzahl an Dateien im gesamten System ist dagegen nicht beschränkt.

Das Ergebnisfenster für Dokumente in MonArch beinhaltet zu jedem Zeitpunkt alle digitalen sowie analogen Dokumente, die der aktuellen Auswahl innerhalb der darüber liegenden Hierarchien entsprechen, d.h. der Strukturhierarchie,Themenhierarchie sowie Projektordner-Hierarchie. Die zuvor definierte Spezialisierung innerhalb dieser Hierarchien erlaubt dem Anwender und der Anwenderin nun auf intuitive Weise das Ergebnis zu verfeinern, indem an immer tiefer liegenden Elementen der Hierarchien Haken gesetzt werden, denn sobald eine Unterstruktur oder ein Unterbegriff der ursprünglichen Auswahl angewählt wurde, wird auch die Menge an Dokumenten entsprechend verringert. So ist es möglich, schnell nach beispielsweise allen Dokumenten zum Südturm des westlichen Außenbaus von St. Lorenz zu suchen, die einen Schaden beschreiben, da nur „Turm Süd“ in der Strukturhierarchie und „Schaden“ in der Themenhierarchie ausgewählt werden müssen.

Die weiteren Eigenschaften digitaler Dokumente sowie die Unterscheidung zwischen digitalen und analogen Dokumenten wird in einem eigenen Artikel näher beschrieben.

1 Toolbar

Über den Dokumenten befindet sich die standardisierte Toolbar, die über jedem Ergebnisfenster in ähnlicher Weise zu finden ist. Sie enthält folgende Buttons (hier aufgelistet von links nach rechts):

  1. Suche: Ein Suchfenster wird geöffnet, mit welchem die Ergebnisse in der Tabelle durchsucht werden können. Dabei werden alle angezeigten Tabellenspalten in die Suche einbezogen. Falls gerade die Galerieansicht aktiviert ist, wird dazu zur Tabellenansicht gewechselt. Durch gefundene Dokumente kann über wiederholtes Drücken des Such-Buttons iteriert werden, das Ergebnis selbt wird derzeit nicht weiter gefiltert.
  2. Neues Dokument importieren: Ein neues digitales Dokument wird erstellt (im Fall der Ansicht für analoge Dokumente stattdessen ein analoges Dokument). Dazu öffnet sich zuerst ein Auswahldialog, in dem eine Datei beliebigen Formats ausgewählt werden kann. Erst nach dieser Auswahl kann das neue Dokument in MonArch erstellt werden. Die Ursprungsdatei wird bei dieser Variante nicht verändert, stattdessen wird eine Kopie der Datei in das System importiert. Über die Einstellungen kann eingestellt werden, ob die Datei auf den Server gespeichert oder nur referenziert werden soll. Falls die Strukturhierarchie und Themenhierarchie aktuell angewählte Elemente enthalten, spiegelt auch die Ergebnismenge ihre aktuelle Auswahl wider. Ein neues Dokument wird entsprechend der derzeitig dargestellten Ergebnismenge und damit automatisch auch diesen angehakten Strukturelementen sowie Themen zugeordnet.
  3. Dropdown: Das Import-Menü wird geöffnet.
  4. Ausgewähltes Dokument anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Eine Bearbeitung der Eigenschaften ist in diesem Modus allerdings nicht möglich, sondern diese Funktion dient der reinen Ansicht aller vorhandenen Werte. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade digitale Dokumente selektiert sind.
  5. Ausgewähltes Dokument editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Hier ist eine Bearbeitung der Werte möglich. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Dokumente selektiert sind.
  6. Dropdown: Das Editiermenü wird geöffnet.
  7. Ausgewähltes Dokument umbenennen: Für das gerade ausgewählte Dokument wird ein Eingabedialog geöffnet, mittels welchem das selektierte Element durch Eingabe eines neuen Namens umbenannt werden kann. Falls mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt sind, öffnet sich der Dialog nacheinander für jedes einzelne Element.
  8. Dropdown: Das Umbenennungsmenü wird geöffnet.
  9. Räumliche Zuordnung in Strukturhierarchie anwählen: Alle Strukturelemente, die dem aktuell ausgewählten Dokument zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Dokuments entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
  10. Thematische Zuordnung in Themenhierarchie anwählen: Alle Themen, die dem aktuell ausgewählten Dokument zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Dokuments entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
  11. Projektzuordnung in Ordnerhierarchie anwählen: Alle Projektordner, in denen das aktuell ausgewählte Dokument enthalten ist, werden in der Hierarchie für Projektordner angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert und die Projektansicht in den Einstellungen aktiviert wurde.
  12. Ausgewähltes Dokument öffnen: Die aktuelle Auswahl an Dokumenten wird außerhalb des MonArch Systems geöffnet. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Dokumente selektiert sind. Die hinterlegte Datei öffnet sich dabei in dem Programm, das auf dem Rechner für das gegebene Dateiformat als Standard festgelegt wurde, z.B. Word für eine Word-Datei oder Notepad++ für eine Textdatei. Falls kein Standard gefunden wurde, öffnet sich stattdessen ein Auswahlfenster zur Wahl eines Programms.
  13. Dropdown: Das Öffnen-Menü wird geöffnet.
  14. Ausgewähltes Dokument für die Bearbeitung öffnen: Das Dokument wird außerhalb des MonArch Systems in einem für das Dateiformat passenden Programm geöffnet und kann nun bearbeitet werden. Damit jegliche Änderungen in MonArch übernommen werden können, muss die Datei abschließend gespeichert werden (nicht als Kopie!).
  15. Bearbeitetes Dokument als neue Version hochladen: Dieser Button ist nur aktiv, falls das ausgewählte Dokument für die Bearbeitung geöffnet wurde. In diesem Fall wird die zuvor gespeicherte bearbeitete Version als neues Dokument in MonArch geladen und dem ausgewählten Dokument automatisch als neuere Version zugeordnet.
  16. Ausgewähltes Dokument kopieren nach: Die aktuelle Auswahl an Dokumenten wird aus dem System herauskopiert. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Dokumente selektiert sind. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Die an den Dokumenten hinterlegten Dateien werden anschließend ohne Verluste in diesen Ordner kopiert. Falls sich dort bereits eine Datei mit demselben Namen befindet, wird der Dateiname zusätzlich aufwärts nummeriert.
  17. Ausgewähltes Dokument in PDF exportieren: Die aktuelle Auswahl an Dokumenten wird in ein einziges PDF oder mehrere PDFs pro Dokument exportiert. Dies kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierten PDFs enthalten alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen, seine Attribute sowie ein Vorschaubild – falls verfügbar.
  18. Dropdown: Das Export-Menü wird geöffnet.
  19. Galerieansicht: Die Galerieansicht wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein. Standardmäßig ist dies die Galerieansicht, weshalb der entsprechende Button leicht blau eingefärbt ist.
  20. Detailansicht: Die Detailansicht in Form einer Tabelle wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein.
  21. Dokumente aktualisieren: Die Ergebnisansicht wird aktualisiert.
  22. Seitenmenü: Das Seitenmenü wird geöffnet.

2 Import-Menü

Das Import-Menü beinhaltet einen einzelnen Menüpunkt, mittels welchem es möglich ist, für das gerade ausgewählte Dokument eine neue Version hochzuladen. Dieser Punkt ist nur aktiv, wenn genau ein Dokument selektiert wurde, das noch keine neuere Version besitzt. Anschließend öffnet sich ein Auswahldialog, über den die neue Datei ausgewählt werden kann. Über die Einstellungen ist es zudem möglich, anzugeben, ob das neue Dokument die Bezeichnung, Beschreibung, Struktur- sowie Themenzuordnung der ältere Version übernehmen soll. Auch hier gilt: In der Ansicht für analoge Dokumente wird die neue Version als analoges Dokument modelliert, ansonsten als digitales Dokument.

3 Editiermenü

Das Editiermenü beinhaltet einen Eintrag, das gerade ausgewählte Element vollständig zu löschen. Dieser Eintrag befindet sich auch im Kontextmenü.

4 Umbenennungsmenü

Auch im Umbenennungsmenü befindet sich ein einzelner Eintrag zu einer konfigurierbaren Umbenennungsfunktion, die im Kontextmenü gespiegelt wird.

5 Öffnen-Menü

Das Öffnen-Menü beinhaltet drei weitere Möglichkeiten, eine oder mehrere ausgewählte Dateien zu öffnen. Analog zum Öffnen des Dokuments selbst (aus der Toolbar heraus), werden – falls vorhanden – alle Duplikate eines Dokuments geöffnet. Ebenso ist es möglich, statt dem Dokument den Ordner, in dem es sich befindet, zu öffnen. Auch hier ist ebenso ein Öffnen der Ordner aller vorhandenen Duplikate möglich. Diese Funktionen befinden sich zudem 1:1 im Kontextmenü.

6 Export-Menü

Über das Export-Menü ist es möglich, das gesamte Ergebnisfenster in ein PDF-Datenblatt zu exportieren. Ebenso können selektierte Dokumente sowie ebenfalls das ganze Ergebnisfenster in CSV exportiert werden. Im Falle einer Bild- oder PDF-Datei ist es zusätzlich möglich, eine externe Visualisierung generieren zu lassen, die mit dem gerade selektierten Strukturelement automatisch verknüpft wird. Die Option, das gesamte Ergebnisfenster exportieren zu lassen, befindet sich nicht im Kontextmenü, da sie unabhängig von der Selektion eines Dokuments ist. Die anderen Einträge sind dort abermals vorhanden.

Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.

7 Seitenmenü

Das Seitenmenü öffnet sich bei Klick auf die drei übereinander liegenden Punkte am Ende der Toolbar und beinhaltet folgende gruppierte Menüpunkte, von denen jeweils einer aktiviert sein kann:

  1. Gruppe:
    • Alle Dokumente anzeigen: Das Ergebnisfenster beinhaltet alle gefilterten Dokumente. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
    • Nur referenzierte Dokumente anzeigen: Das Ergebnisfenster beinhaltet nur Dokumente, die in MonArch referenziert werden. Die hinterlegten Dateien eines solchen Dokuments wurden nicht auf den MonArch-Server gespeichert, sondern verweisen auf einen lokalen Ablageort im Dateisystem.
    • Nur auf dem Server vorhandene Dokumente anzeigen: Das Ergebnisfenster beinhaltet nur Dokumente, die direkt auf dem MonArch-Server gespeichert wurden.
  2. Gruppe:
    • Bei leerer Auswahl alles anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle vorhandenen Dokumente im Ergebnisfenster angezeigt.
    • Bei leerer Auswahl nicht verlinkte Dokumente anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle Dokumente im Ergebnisfenster angezeigt, die mit noch keinem Thema oder Strukturelement verknüpft wurden. Dies ist standardmäßig aktiviert.
  3. Gruppe:
    • Einschließlich älterer Dokumentversionen: Das Ergebnisfenster beinhaltet alle gefilterten Dokumente.
    • Nur neueste Dokumentversionen: Das Ergebnisfenster beinhaltet nur diejenigen gefilterten Dokumente, die keine weitere neuere Version besitzen, d.h. nur die jeweils neueste Version eines jeden Dokuments. Diese Option ist im Standard aktiviert.
  4. Online-Hilfe: Die Online-Hilfe zum Ergebnisfenster der Dokumente (also diese Seite) wird in einem externen Browser geöffnet.

8 Kontextmenü

Das Kontextmenü öffnet sich bei einem Rechtsklick auf ein Dokument in der Galerie- oder Detailansicht des Ergebnisfensters und wird direkt aus der Toolbar heraus erzeugt.

  1. Anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier nicht bearbeitet werden.
  2. Editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier bearbeitet werden.
  3. Endgültig löschen: Das Element wird vollständig gelöscht. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt. Ist die Originaldatei nur referenziert, bleibt sie weiterhin an ihrem ursprünglichem Dateipfad vorhanden. Falls die Datei dagegen direkt in das System verschoben wurde, wird auch die hinterlegte auf dem Server gespeicherte Datei beim Entfernen eines Dokuments gelöscht.
  4. Umbenennen: Ein Eingabedialog wird geöffnet, mittels welchem das Element durch Eingabe eines neuen Namens umbenennt werden kann. Wurden mehrere Elemente ausgewählt, öffnet sich der Dialog nacheinander für jedes Dokument.
  5. Erweitertes Umbenennen: Diese Funktion ermöglicht das Umbenennen mehrerer Elemente auf einmal. Über ein Eingabefenster kann für eine beliebige Anzahl an Elementen deren Bezeichnung mittels einer Suchen- und Ersetzen-Funktion umgeändert werden.
  6. Räumliche Zuordnung anwählen: Alle Strukturelemente, die dem aktuell ausgewählten Dokument zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Dokuments entsprechen.
  7. Thematische Zuordnung anwählen: Alle Themen, die dem aktuell ausgewählten Dokument zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen des zuvor ausgewählten Dokuments entsprechen.
  8. Projektzuordnung anwählen: Alle Projektordner, in denen das aktuell ausgewählte Dokument enthalten ist, werden in der Hierarchie für Projektordner angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert und die Projektansicht in den Einstellungen aktiviert wurde.
  9. Dokument öffnen: Das Dokument wird außerhalb des MonArch Systems geöffnet. Die hinterlegte Datei öffnet sich dabei in dem Programm, das auf dem Rechner für das gegebene Dateiformat als Standard festgelegt wurde, z.B. Word für eine Word-Datei oder Notepad++ für eine Textdatei. Falls kein Standard gefunden wurde, öffnet sich stattdessen ein Auswahlfenster zur Wahl eines Programms.
  10. Öffnen… → Duplikate öffnen: Falls das selektierte Dokument Duplikate enthält, die z.B. über einen Ordnerimport gefunden wurden, können alle Duplikate über diese Funktion geöffnet werden. Das Öffnen selbst funktioniert dabei analog zur darüber liegenden Dokument-Öffnen-Funktion.
  11. Öffnen… → Ordner öffnen: Anstelle des Dokuments selbst wird hier der Ordner, in dem sich die hinterlegte Datei befindet im Dateisystem geöffnet.
  12. Öffnen… → Ordner aller Duplikate öffnen: Falls das selektierte Dokument Duplikate enthält, werden alle Ordner, in denen diese Duplikate liegen, geöffnet.
  13. Dokument kopieren nach: Das Dokument wird aus dem System herauskopiert. Bei Klick öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Ordners auf dem Dateisystem. Das Dokument wird anschließend in diesen Ordner kopiert. Falls sich bereits eine Datei mit demselben Namen in diesem Ordner befindet, wird der Dateiname zusätzlich aufwärts nummeriert.
  14. In PDF exportieren: Das Dokument wird in ein PDF-Datenblatt exportiert. Über einen Auswahldialog kann dazu der Zielordner festgelegt werden. Das generierte PDF enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen, seine Attribute sowie ein Vorschaubild – falls verfügbar. Wurden mehrere Dokumente selektiert, kann über die Einstellungen konfiguriert werden, ob sie zu einem PDF zusammengefügt oder als einzelne Datenblätter exportiert werden sollen.
  15. Exportieren… → In CSV exportieren: Alle ausewählten Dokumente werden in eine CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen und Attribute. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
  16. Exportieren… → Externe Visualisierung generieren: Diese Funktion ist nur verfügbar, falls es sich bei dem selektieren Dokument um eine Bild- oder PDF-Datei handelt. Anschließend wird aus der Datei eine Visualisierung für das Browserfenster der externen Visualisierungen erzeugt und mit allen gerade ausgewählten Strukturelementen verknüpft.

9 Ansichten

Alle Ergebnisfenster können stets auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden. Standardmäßig ist hier die Galerieansicht aktiviert, kann über die Toolbar aber jederzeit in die Detailansicht gewechselt werden.

In der Galerieansicht wird eine Vorschau der eigentlichen Datei dargestellt, sofern dies für das jeweilige Dateiformat unterstützt wird. Zusätzlich enthält die Galerieansicht eine Aufteilung in Ergebnisseiten einer bestimmten Größe. Die vorkonfigurierte Größe beträgt hier 36 Dokumente pro Seite, womit auf derzeitigen Standard-HD-Bildschirmen keine Scrollbar benötigt wird. Dies kann aber über die Einstellungen nach Belieben vergrößert oder verkleinert werden. Die rechts befindlichen blauen Seitenzahlen sowie die Links „Zurück“ und „Weiter“ ermöglichen eine Navigation durch die Ergebnisse.

Die Detailansicht des Ergebnisfensters für Dokumente beinhaltet ebenfalls dieselbe Toolbar sowie dasselbe Seiten-und Kontextmenü wie die Galerieansicht. Zusätzlich ist in der Tabelle eine Sortierung nach einzelnen Spalten möglich, indem auf die jeweilige Spaltenüberschrift geklickt wird. Die Tabelle gibt außerdem einen besseren Überblick über die Attribute der einzelnen Elemente, wie in der unteren Grafik z.B. die Auflistung der Kurzbezeichnungen sowie Beschreibungen. Spalten zu anderen Attributen abzubilden wäre ebenfalls möglich, sprechen Sie dazu gerne das MonArch-Team an. Die Tabellendarstellung beinhaltet zudem keine Aufteilung in einzelne Ergebnisseiten wie die Galerieansicht, sondern kann in Einem komplett durchgescrollt und durchsucht werden.

10 Dokumenttypen

Links neben dem Ergebnisfenster befindet sich ein weiterer Bereich mit drei hintereinander liegenden Tabs. Die Dokumenttypen liegen dabei an oberster Stelle. Diese drei Bereiche beinhalten jeweils eine Themenhierarchie, die zu einem der Ergebnistypen korreliert und Themen beinhaltet, die unter einem gleichgenannten Schema gesammelt werden. Für Dokumente (sowie Kollektionen) sind dies die Dokumenttypen. Neben der Strukturhierarchie und Themenhierarchie filtern diese drei Ergebnisfenster deshalb auch auf Selektionen innerhalb der Dokumenttypen. Die Auswahl eines dieser drei Ergebnisfenster schiebt zudem auch automatisch die Dokumenttypen in den Vordergrund.

Die Dokumenttypen-Ansicht agiert hier zudem analog zur Themenhierarchie selbst und beinhaltet deshalb dieselben Funktionen in Toolbar, Seitenmenü und Kontextmenü.

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