Die eigentliche Verwaltung von Gebäudedaten bildet den letzten wichtigen Bestandteil des MonArch-Systems und wird u.a. über das Einpflegen von Notizen realisiert. Diese können dabei als eine Art Stickzettel betrachtet werden, die an Strukturelemente oder Themen angeheftet werden können. Besonders im Monitoring-Kontext sind Notizen gut geeignet, um Informationen zu Restaurierungsmaßnahmen oder Wartungsmaßnahmen an bestimmten Gebäudeteilen zu speichern.
Notizen können dazu direkt in MonArch erstellt werden oder per Drag und Drop als Text in das System geladen werden. Sowohl zu diesem Zeitpunkt als auch später können ihnen dabei Elemente der Themenhierarchie und Strukturhierarchie zugeordnet werden. Eine einzelne Notiz ist also optional mit einem Gebäudeteil, mehreren Teilen oder dem gesamten Gebäude sowie beschreibenden Kennwörtern des vorhandenen Themenvokabulars verknüpft. Das Ergebnisfenster spiegelt dabei die jeweils aktuelle Auswahl in diesen Hierarchien wider und ermöglicht so eine schnelle und intuitive Suche nach Informationen.
Die weiteren Eigenschaften von Notizen werden in einem eigenen Artikel näher beschrieben.
3.12.1 Toolbar
Über der Notizansicht befindet sich die standardisierte Toolbar, die über jedem Ergebnisfenster (digitale Dokumente, analoge Dokumente, Strukturelemente, Notizen, Kollektionen) in ähnlicher Weise zu finden ist. Sie enthält hier folgende Buttons:
- Suche: Ein Suchfenster wird geöffnet, mit welchem die Ergebnisse in der Tabelle durchsucht werden können. Falls gerade die Galerieansicht aktiviert ist, wird zur Tabellenansicht gewechselt.
- Neue Notiz erstellen: Eine neue Notiz wird erstellt. Falls die Strukturhierarchie und Themenhierarchie aktuell angewählte Elemente enthalten, spiegelt auch die Ergebnismenge die aktuelle Auswahl wider. Eine neue Notiz wird entsprechend der derzeitig dargestellten Ergebnismenge und damit automatisch auch diesen angehakten Strukturelementen sowie Themen zugeordnet. Um fließend weiter arbeiten zu können, wird zudem automatisch nach jeder Erstellung eines neuen Elements entweder dessen Eigenschaftenfenster oder ein einfacher Textdialog zur Eingabe einer neuen Bezeichnung geöffnet (s. Einstellungen).
- Ausgewählte Notiz anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Eine Bearbeitung der Eigenschaften ist in diesem Modus allerdings nicht möglich, sondern diese Funktion dient der reinen Ansicht aller vorhandenen Werte. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Notizen selektiert sind.
- Ausgewählte Notiz editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Hier ist eine Bearbeitung der Werte möglich. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Notizen selektiert sind.
- Dropdown: Das Editiermenü wird geöffnet.
- Räumliche Zuordnung in Strukturhierarchie anwählen: Alle Strukturelemente, die der aktuell ausgewählten Notiz zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen der zuvor ausgewählten Notiz entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
- Thematische Zuordnung in Themenhierarchie anwählen: Alle Themen, die der aktuell ausgewählten Notiz zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen der zuvor ausgewählten Notiz entsprechen. Dieser Button ist nur aktiv, falls eine solche Zuordnung existiert.
- Ausgewählte Notiz in PDF exportieren: Die aktuelle Auswahl an Notizen wird in ein einziges PDF oder mehrere PDFs pro Element exportiert. Dies kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierten PDFs enthalten alle dem Element zugeordneten Beziehungen sowie seine Attribute.
- Gesamtes Ergebnis in PDF exportieren: Alle aktuell im Ergebnisfenster enthaltenen Notizen werden in eine PDF-Datei exportiert. Die vorhandenen Informationen wie enthaltene Elemente oder Bezeichnungen und Kommentare werden dabei alle übernommen. Der Ordnerpfad, an dem die Datei abgespeichert wird, kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kann dort definiert werden, ob insgesamt ein allumfassendes PDF oder jeweils ein PDF pro Dokument erstellt werden soll und ob Zuordnungen zu Themen und Strukturelementen als Kindsknoten oder Hierarchiepfade dargestellt werden sollen.
- Ausgewählte Notiz in CSV exportieren: Die aktuelle Auswahl an Notizen wird in eine einzige CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Element zugeordneten Beziehungen und Attribute. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
- Gesamtes Ergebnis in CSV exportieren: Alle aktuell im Ergebnisfenster enthaltenen Notizen werden in eine einzige CSV-Datei exportiert. Die vorhandenen Informationen wie enthaltene Elemente oder Bezeichnungen und Kommentare werden einzeln im CSV-Format aufgelistet. Der Ordnerpfad, an dem die Datei abgespeichert wird, kann in den Einstellungen konfiguriert werden. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
- Galerieansicht: Die Galerieansicht wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein. Standardmäßig ist dies die Galerieansicht, weshalb der entsprechende Button leicht blau eingefärbt ist.
- Detailansicht: Die Detailansicht in Form einer Tabelle wird geöffnet. Hier kann zu jedem Zeitpunkt nur eine der beiden verfügbaren Ansichten aktiviert sein.
- Notizen aktualisieren: Die Ergebnisansicht wird aktualisiert.
- Seitenmenü: Das Seitenmenü wird geöffnet.
- Minimize: Das Ergebnisfenster wird minimiert und nur am Rande des MonArch-Clients mittels seines Icons dargestellt.
- Maximize: Das Ergebnisfenster füllt den gesamten Bildschirm und alle anderen Fenster werden minimiert. Ein Doppelklick auf einen der Ergebnistabs selbst hat dieselbe Wirkung. Es ist außerdem möglich, Tabs an beliebige andere Stellen innerhalb des Clients zu verschieben.
3.12.2 Editiermenü
Das Editiermenü beinhaltet einen Eintrag, die vorhandene Auswahl an Elementen vollständig zu löschen. Der Button ist dabei nur aktiv, wenn gerade Notizen selektiert sind. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt. Dieser Eintrag befindet sich zusätzlich auch im Kontextmenü.
3.12.3 Seitenmenü
Das Seitenmenü öffnet sich bei Klick auf die drei übereinander liegenden Punkte am Ende einer Toolbar und beinhaltet folgende Menüpunkte:
- Gruppe:
- Bei leerer Auswahl alles anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle vorhandenen Notizen im Ergebnisfenster angezeigt.
- Bei leerer Auswahl nicht verlinkte Notizen anzeigen: Solange weder in der Struktur– noch in der Themenhierarchie ein Element ausgewählt wurde, werden alle Notizen im Ergebnisfenster angezeigt, die mit noch keinem Thema oder Strukturelement verknüpft wurden.
- Online-Hilfe: Die Online-Hilfe zum Ergebnisfenster der Notizen wird im Browser geöffnet.
3.12.4 Kontextmenü
Das Kontextmenü öffnet sich bei einem Rechtsklick auf eine Notiz in der Galerieansicht des Ergebnisfensters und wird direkt aus der Toolbar erzeugt.
- Anzeigen: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier nicht bearbeitet werden.
- Editieren: Das Eigenschaftenfenster wird für die aktuelle Auswahl geöffnet. Die Werte können hier bearbeitet werden.
- Editieren… → Duplizieren: Das Element wird mit allen Eigenschaftswerten dupliziert. Welche der vorhandenen Beziehungen ebenfalls dupliziert werden sollen, kann in den Einstellungen konfiguriert werden.
- Editieren… → Endgültig löschen: Das Element wird vollständig gelöscht. Alle vorhandenen Beziehungen zu anderen Elementen werden ebenfalls entfernt.
- Räumliche Zuordnung öffnen: Alle Strukturelemente, die der aktuell ausgewählten Notiz zugeordnet wurden, werden in der Strukturhierarchie angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen der zuvor ausgewählten Notiz entsprechen.
- Thematische Zuordnung öffnen: Alle Themen, die der aktuell ausgewählten Notiz zugeordnet wurden, werden in den Themenhierarchien angewählt und bis zu den selektierten Elementen aufgeklappt. Das Ergebnisfenster beinhaltet somit nur noch Elemente, deren Zuordnungen denen der zuvor ausgewählten Notiz entsprechen.
- In PDF exportieren: Die Notiz wird in ein einziges PDF exportiert. Über einen Auswahldialog kann dazu der Zielordner festgelegt werden. Das generierte PDF enthält alle dem Dokument zugeordneten Beziehungen sowie seine Attribute.
- In CSV exportieren: Die Notiz wird in eine einzige CSV-Datei exportiert. Über einen Auswahldialog kann der Zielordner festgelegt werden. Die generierte CSV-Datei enthält alle dem Element zugeordneten Beziehungen und Attribute. Mehr Infos zum CSV-Export und einem Import der generierten Datei in Microsoft Excel befinden sich in einem eigenen Kapitel.
3.12.5 Ansichten
Alle Ergebnisfenster können stets auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden. Standardmäßig ist hier die Galerieansicht aktiviert, kann über die Toolbar aber jederzeit in die Detailansicht gewechselt werden.
Alle in den vorherigen drei Abschnitten beschriebenen Funktionen (Toolbar, Seitenmenü, Kontextmenü) wurden für den Fall einer Galerieansicht betrachtet. Diese enthält eine Aufteilung in Ergebnisseiten einer bestimmten Größe. Die vorkonfigurierte Größe beträgt hier 48 Notizen pro Seite, womit auf derzeitigen Standard-HD-Bildschirmen keine Scrollbar benötigt wird. Dies kann aber über die Einstellungen nach Belieben vergrößert oder verkleinert werden. Die rechts befindlichen blauen Seitenzahlen sowie die Links „Zurück“ und „Weiter“ ermöglichen eine Navigation durch die Ergebnisse.
Die Detailansicht des Ergebnisfensters beinhaltet ebenfalls dieselbe Toolbar sowie dasselbe Seitenmenü wie die Galerieansicht, allerdings kein Kontextmenü (welches in der Galerieansicht bei Rechtsklick geöffnet wurde). Stattdessen ist in der Tabelle jedoch eine Sortierung nach einzelnen Spalten möglich, indem auf die jeweilige Spaltenüberschrift geklickt wird. Die Tabelle gibt außerdem einen besseren Überblick über die Attribute der einzelnen Elemente, wie in der unteren Grafik z.B. die Auflistung der Kurzbezeichnungen sowie Beschreibungen. Spalten zu anderen Attributen abzubilden wäre ebenfalls möglich. Die Tabellendarstellung beinhaltet zudem keine Aufteilung in einzelne Ergebnisseiten wie die Galerieansicht, sondern kann in Einem komplett durchgescrollt werden.
3.12.6 Notizarten
Links neben dem Ergebnisfenster befindet sich ein weiterer Bereich mit drei hintereinander liegenden Tabs. Die Notizarten liegen dabei an hinterster Stelle. Diese drei Tabs beinhalten jeweils eine Themenhierarchie, die zu einem der Ergebnistypen korreliert. Für Notizen sind dies die Notizarten. Neben der Strukturhierarchie und Themenhierarchie filtert das Ergebnisfenster für Notizen deshalb auch auf Selektionen innerhalb der Notizarten. Die Auswahl dieses Ergebnisfensters schiebt zudem auch automatisch die Notizarten in den Vordergrund.
Die Notizarten-Ansicht agiert hier zudem analog zur Themenhierarchie selbst und beinhaltet deshalb dieselben Funktionen in Toolbar, Seitenmenü und Kontextmenü.